Specialista eventi

La riuscita di un evento dipende da un mix composto da competenze organizzative, professionalità tecnica e da una buona dose di problem solving. Inoltre l'evento, dato il suo impatto su diverse funzioni aziendali, necessita di una macchina organizzativa puntuale e coordinata, in grado di coinvolgere attivamente i target estremamente differenziati a cui si rivolgono. Il corso fornisce le competenze chiave per progettare, organizzare e gestire eventi di successo, soddisfacendo obiettivi e attese dell'azienda.

ORGANIZZAZIONE EVENTI: RENDERE PROTAGONISTA LA PROPRIA AZIENDA

Definizione degli obiettivi dell'evento

• Dall'analisi delle esigenze alla decisione di organizzare un evento
• I differenti tipi di eventi possibili: suddivisione per obiettivi
• Cosa comunicare con gli eventi: obiettivi d'impresa, di brand, di prodotto, etc.
• Budget dell'evento
• Tappe fondamentali del percorso di sviluppo dell'evento

Scelta del format

• Tipologie di eventi: convention, convegni, conferenze stampa, presentazioni istituzionali, festival, fiere, concerti, vernissage, road show, etc.
• Il driver prezzo e le variabili da considerare per la sua definizione
• Sponsorizzazione
• Data e sede: scelte strategiche per il successo dell'evento
• Monitoraggio del contesto: vincoli e alternative all'evento
• Messa a punto del preventivo: budget come vincolo o opportunità?
• Scegliere e valutare i fornitori

Ideazione creativa dell'evento e coerenza con strategia e brand

• L'evento come strumento di comunicazione multisensoriale ed esperenziale: consolidare il posizionamento percettivo di brand, prodotto, servizio
• Evento one-shot o eventi ricorrenti: il trade off sulla soluzione
• Rendere memorabile un evento investendo su originalità e coinvolgimento emozionale
• L'impiego di metafore per facilitare la comunicazione di concetti complessi
• Creatività, produzione di idee e pensiero laterale: come creare un briefing efficace da condividere con partner e fornitori
• Armonizzare e capitalizzare le esperienze per migliorare le proprie performance

Segmentazione dei target di riferimento

• Vital fiew, trivial many, stakeholder
• I partecipanti come clienti: segmentare con cura i pubblici di riferimento
• Definire attese e contenuti per i diversi target

Organizzare l'evento

• Costituzione del team e dello staff organizzativo dell'evento
• Guida alla costruzione dell'evento: compilare la check list del proprio evento
• Planning delle diverse fasi dell'evento: definizione di un GANTT di progetto alla luce delle tempistiche aziendali
• Definizione degli step operativi previsti in ciascuna fase dell'evento
• Stesura dell'agenda e individuazione dei relatori
• Gestione della programmazione attiva

Gestione del back office

• Gestione logistica: segnaletica, accoglienza, disposizione degli spazi, etc.
• Gestione amministrativa
• Cenni legali: informativa sulla tutela della privacy, diritti d'autore e vincoli di carattere normativo

LA MACCHINA IN MOTO

Prima dell'evento: creare l'attesa

• Pubblicità e presentazione: il communication mix per dar voce all'evento
• Relazioni con i media
• Oeganizzazione e logistica: allestimento sede, multimedialità, catering e gestione del servizio

La regia dell'evento

• Applicare la sceneggiatura: priorità e timing
• Creare un protocollo relazionale: gestire ospiti e invitati
• Gestire personalità e ospiti strategici
• Gestire le criticità e reagire agli imprevisti
• Saper chiudere l'evento

Valutazione dei risultati dell'evento

• Individuare i "driver" dell'efficacia dell'evento: indicatori istituzionali, finanziari, commerciali, di immagine
• Monitorare i risultati qualitativi e quantitativi post-evento

Il post evento: le fondamenta per gli eventi futuri

• Pianificazione e programmazione delle attività successive allo svolgimento dell'evento
• Pubblicazione e divulgazione degli atti
• Comunicare per valorizzare i risultati ottenuti al target e all'interno dell'azienda
• Relazione continua con gli sponsor in vista di nuovi eventi

Responsabili Eventi
Responsabili Comunicazione Marketing e Interna
Responsabili Relazioni Esterne e Responsabili Ufficio Stampa
Assistenti e Segretarie di Direzione coinvolte nella progettazione e gestione di eventi