Impiegato amministrativo

Gli impiegati amministrativi lavorano negli uffici dove contribuiscono a garantire il buon funzionamento del reparto amministrativo dell'organizzazione per cui lavorano. Hanno numerosi compiti amministrativi e burocratici da svolgere e di solito lavorano sotto supervisione.

Tra le possibili attività degli impiegati rientrano:
- Ricevere e aprire la posta e poi distribuirla ai reparti o al personale di competenza.
- Raccogliere la posta in uscita e prepararla per la spedizione.
- Svolgere funzioni di supporto amministrativo, eseguendo compiti come fotocopiare, inviare fax, archiviare, rispondere al telefono, prendere messaggi e ordinare il rifornimento del materiale di cancelleria necessario.
- Essere addetti al banco della ricezione del pubblico o al centralino telefonico.
- Registrare le informazioni manualmente, compilando formulari, oppure aggiornando gli archivi o le banche dati sui computer.
- Essere responsabili dei sistemi di archiviazione, garantendo che i documenti importanti siano adeguatamente registrati e conservati in modo da poterli ritrovare facilmente quando altri dipendenti li richiedono.

Gli impiegati che si occupano di amministrazione del personale possono essere responsabili di curare le schede relative agli orari, i registri delle presenze e delle assenze, i contributi pensionistici, i rimborsi spese e le ferie maturate. Calcolano e preparano gli stipendi dei dipendenti basandosi sul tempo effettivamente lavorato, dedotte le tasse, l'assicurazione medica e i contributi pensionistici e sanitari.

Alcuni impiegati amministrativi possono specializzarsi in contabilità e finanza ed essere responsabili degli aspetti finanziari dell'amministrazione, come quello di preparare le fatture e di calcolare il costo degli ordini da parte dei clienti.

Gli impiegati che lavorano nell'area commerciale di un'azienda evadono gli ordini delle merci da spedire e
registrano i dati relativi ai clienti e gli indirizzi per le consegne. Curano inoltre i contratti di spedizione, inclusi quelli via mare e per via aerea.

Per svolgere questa professione sono richiesti:
- Senso dell'organizzazione.
- Capacità di essere metodici e accurati nello svolgimento del lavoro.
- Una buona cultura generale e una buona abilità di calcolo, per la compilazione di documenti o la registrazione dei dati delle vendite.
- Le abilità informatiche e il saper usare le comuni macchine da ufficio, come i fax e le fotocopiatrici.

Alcuni compiti amministrativi possono essere ripetitivi, perciò questo non deve essere un problema per te; devi essere in grado di mantenere sempre la concentrazione e la precisione nel lavoro.

Molti datori di lavoro richiedono un aspetto curato, soprattutto per coloro che sono addetti ai rapporti con il pubblico.

Devi anche saper essere professionale, educato e disponibile quando rispondi al telefono.

Gli impiegati lavorano di solito sotto supervisione, tuttavia devi saper usare la tua capacità di iniziativa nell'esecuzione del lavoro.