Segretario

Il segretario accoglie chi entra in un'azienda, ufficio, studio professionale, ospedale ecc. Ha il compito d'informare ed indirizzare i visitatori verso le persone o i servizi ricercati. Risponde alle telefonate e svolge lavori d'ufficio.

I compiti principali del segretario dipendono molto dal tipo di azienda in cui è inserito, ma in linea generale si possono individuare i seguenti:
- Rispondere, "fare da filtro" e inoltrare le telefonate (gestione del centralino).
- Gestire il protocollo in entrata ed in uscita.
- Distribuire la corrispondenza fra i diversi uffici ed organizzare la sua archiviazione.
- Prendere nota dei messaggi e trasmettere le informazioni.
- Gestire l'agenda dei responsabili aziendali (appuntamenti, impegni, scadenze).
- Mantenere una scheda aggiornata relativa ai movimenti delle persone all'interno dell'azienda e ai loro impegni esterni all'azienda (in particolare per i membri dello staff).
- Ricevere i pacchi recapitati dai fattorini o dai corrieri.
- Svolgere lavoro d'ufficio di diverso tipo quale, ad esempio, trascrivere documenti al computer, compilare e registrare dati, aggiornare files ed inventari, rifornire l'ufficio dei materiali di cancelleria necessari, classificare la posta, preparare le buste da spedire, correggere le bozze dei documenti.

Il livello di autonomia è piuttosto basso così come il livello di responsabilità. Le decisioni possono riguardare compiti operativi relativi, ad esempio, all'approvvigionamento del materiale di cancelleria.

Il segretario è direttamente a contatto con i dipendenti ed i collaboratori dell'azienda, a partire dai vertici aziendali per arrivare a tutte le aree aziendali e con gli interlocutori esterni che telefonano all'azienda.

I principali strumenti di lavoro sono il telefono ed il computer, insieme al fax ed alla fotocopiatrice. Si tratta di una professione generalmente svolta sulla base di un regolare orario di ufficio. Il lavoro viene svolto presso la sede dell'azienda, anche se spesso viene chiesto di compiere una serie di commissioni all'esterno.

Come segretario dovrai conoscere l'organizzazione aziendale, il prodotto ed il processo di produzione presente in azienda.

Sono elementi importanti anche:
- La capacità di raccolta e gestione delle informazioni.
- La gestione delle relazioni interpersonali.
- Le abilità comunicative (sia scritte sia orali).
- La capacità di ascolto.

Per ricoprire adeguatamente il ruolo dovrai inoltre:
- Essere in grado di instaurare un rapporto di stima e di collaborazione con i colleghi.
- Saperti adattare ad eventuali cambiamenti e possedere un certo spirito di iniziativa.
- Essere gentile e cordiale e avere la capacità di mantenere la calma anche in momenti molto impegnativi e di fronte a persone che telefonano e che possono rivelarsi sgarbate ed insistenti.
- Essere interessato all'uso di strumenti tecnologici sempre più sofisticati e di software in grado di semplificare alcune procedure del tuo lavoro (ad esempio la gestione dei messaggi, degli appuntamenti e delle telefonate).

Le competenze informatiche rappresentano le conoscenze di base più richieste.

In alcuni contesti, di fondamentale importanza è anche la conoscenza di una o più lingue straniere.