Cos'è un Segretario d'albergo?
Il segretario d'albergo, servendosi di computer, telefono e fax, gestisce operativamente le attività del servizio di reception e cura i rapporti con i clienti.
Funzioni di un Segretario d'albergo
L'attività lavorativa del segretario d'albergo si basa sullo svolgimento dei seguenti compiti:
- Raccogliere le prenotazioni ed i contatti con i clienti attraverso il telefono, il fax, la posta elettronica e Internet.
- Verificare la disponibilità delle camere.
- Accogliere i clienti in albergo.
- Assegnare loro una stanza, dopo aver svolto le procedure di registrazione nominativa.
- Informare gli ospiti di tutti i servizi a disposizione nell'albergo e delle iniziative culturali, ricreative, sportive e turistiche organizzate sul territorio.
- Collaborare con il responsabile dei servizi ai piani incaricato della pulizia e dell'allestimento delle camere e con il personale esecutivo (camerieri, inservienti, facchini, ecc.).
- Effettuare operazioni amministrative e contabili quali l'emissione di fatture, la gestione dell'attività di cassa e, in alcuni casi, il cambio di valuta.
- Registrare la partenza dei clienti.
Il livello di autonomia di questa figura professionale è piuttosto elevato, così come quello della responsabilità: il segretario d'albergo è la prima persona che il cliente incontra al suo arrivo ed ha quindi il ruolo di veicolare l'immagine dell'albergo stesso.
Negli hotel di grandi dimensioni il segretario d'albergo lavora alle dirette dipendenze del responsabile del servizio di ricevimento, mentre nelle piccole organizzazioni dipende dal titolare o dal direttore.
Profilo professionale di un Segretario d'albergo
Se vuoi svolgere il lavoro di segretario d'albergo ti è indispensabile un bagaglio di conoscenze riferito a:
- Almeno due lingue straniere.
- La gestione amministrativa e fiscale delle ricevute e fatture.
- Le norme giuridiche utili per la registrazione dei clienti e all'uso di programmi informatici quali Word ed Excel e di specifici software per la gestione delle disponibilità ricettive, degli arrivi e delle partenze dei clienti.
Dovresti disporre anche di:
- Buone doti organizzative.
- La capacità di gestire momenti di confusione o situazioni impreviste.
- L'abilità di coordinare la tua attività con quella dei responsabili ed operatori degli altri servizi.
- Una forte attitudine alla comunicazione e alla gestione delle relazioni interpersonali per mantenere i rapporti con i clienti e colleghi presenti all'interno dell'albergo.